Stephen Covey is een bekende auteur en spreker op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en leiderschap. Zijn boek ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ is wereldwijd bekend en heeft vele lezers geïnspireerd. In zijn boek introduceert Covey de vier kwadranten van effectiviteit. In deze blog zullen we deze kwadranten nader bekijken en bespreken hoe ze ons kunnen helpen om productiever en effectiever te worden.
De vier kwadranten van effectiviteit zijn een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel dat ons kan helpen om onze tijd beter te beheren en onze doelen te bereiken. De kwadranten worden weergegeven als een matrix met twee assen: urgentie en belangrijkheid. De horizontale as staat voor urgentie, terwijl de verticale as belangrijkheid vertegenwoordigt. Dit leidt tot de volgende vier kwadranten:
Kwadrant 1: Urgent en belangrijk
Kwadrant 2: Niet urgent maar belangrijk
Kwadrant 3: Urgent maar niet belangrijk
Kwadrant 4: Niet urgent en niet belangrijk
Laten we nu elk kwadrant nader bekijken:
Dit kwadrant bevat taken die dringend zijn en belangrijk om aan te pakken. Dit kunnen bijvoorbeeld deadlines zijn die moeten worden gehaald of crises die moeten worden opgelost. Het is belangrijk om deze taken niet te negeren en er onmiddellijk mee aan de slag te gaan. Covey benadrukt dat we ons in dit kwadrant niet moeten begeven door onze eigen gebrek aan planning en organisatie, maar door onvoorziene omstandigheden. Wat vaak gebeurt is dat we continu in dit kwadrant zitten, waardoor we de taken die ons écht verder brengen niet goed oppakken. We reageren alleen maar op onze omgeving, en komen nooit toe aan de taken die niet urgent zijn maar wel belangrijk, zoals het bellen van nieuwe klanten!
In dit kwadrant bevinden zich taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Dit zijn bijvoorbeeld taken die ons helpen onze doelen te bereiken en onze visie te realiseren, maar die niet onmiddellijk moeten worden afgehandeld. Het is belangrijk om tijd te besteden aan deze taken, omdat ze ons helpen ons leven te verbeteren op lange termijn. Dit is het kwadrant waar je je dus in wil bevinden! Hoe doe je dit? Door taken in te plannen in je agenda. Je vraagt jezelf dagelijks af; wat moet ik doen om van punt A naar B te komen? Deze taken zijn vaak niet urgent, maar wel essentieel om je doelen te behalen! Maak dus een dagelijkse planning voor jezelf.
Dit kwadrant bevat taken die dringend lijken, maar eigenlijk niet belangrijk zijn. Het zijn vaak taken die anderen van ons vragen of die ons afleiden van belangrijke taken in kwadrant 2. Het is belangrijk om deze taken te vermijden of te delegeren, omdat ze ons afleiden van onze belangrijkste doelen. Leer dus om vriendelijk nee te zeggen tegen mensen die zaken op jouw bordje leggen. Je dient je eigen agenda en tijd te bewaken. Je tijd is het meest kostbare wat je hebt!
In dit kwadrant bevinden zich taken die noch urgent noch belangrijk zijn. Het zijn vaak taken die ons afleiden van ons werk en ons niet helpen onze doelen te bereiken. Covey stelt voor deze taken te vermijden en ons te concentreren op de belangrijke taken in kwadranten 1 en 2. Dit kan bijvoorbeeld scrollen op social media zijn, een lekkere afleiding van wat je eigenlijk zou moeten doen!
Door de taken die we moeten uitvoeren in te delen in de vier kwadranten, kunnen we ons beter concentreren op de belangrijkste taken en onze tijd beter beheren. Door tijd te besteden aan kwadrant 2, kunnen we veel effectiever en efficiënter werken. Vraag jezelf dus gedurende de dag af, in welk kwadrant bevindt ik me nu? Wees je bewust van het feit dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent. Plan focus momenten in waarop je kwadrant 2 taken aanpakt! Laat je niet afleiden door de vragen, mailtjes en telefoontjes die urgent lijken. Los op wat moet gebeuren, maar plan dan tijd voor kwadrant 2 (ofwel hefboom taken), deze gaan je namelijk pas echt verder brengen!
Succes met je ontwikkeling!
Meer informatie over mindset en ontwikkeling? Check onze Academy!